Creando diagramas de Gantt con herramientas informáticas
Se puede elaborar un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y Libre/OpenOffice Calc.
Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la planificación y seguimiento de tareas que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una representación de dichas tareas en el tiempo en el formato del gráfico de Gantt. También existen herramientas de licencia libre y software gratis, capaces de llevar a cabo dicho tipo de operación. Se deben valorar, por último, el uso de herramientas que usan una página web y el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.
Software libre o gratis para trabajar con diagramas de Gantt
- Calligra Suite
- Sinnaps
- DotProject
- NavalPlan
- OpenProj
- Planner
- ProjectLibre
- GanttProject
- Asakaa
- Paint
¿Cómo crear un diagrama de Gantt?
Para crear tu primer diagrama de Gantt, sigue el proceso que te presentamos a continuación:
Haz una lista de todas las tareas
Haz una lista de todas las tareas interdependientes
Crea una línea temporal del proyecto
Asigna tareas a los miembros del equipo
Haz una lista de todas las tareas
Apunta todas las tareas que tienen que completarse para terminar el proyecto con éxito. También debes incluir los plazos de entrega y los miembros del equipo responsables.
Por ejemplo, si estás rediseñando un sitio web, una «actividad» de grandes dimensiones abarcaría crear una serie de mockups en Photoshop.
A su vez, esta actividad puede desglosarse en varias tareas:
Crear wireframes
Revisar el rendimiento de usabilidad de los wireframes
Crear mockups con los wireframes de mejor rendimiento
Crear un prototipo a partir del mockup
Hacer tests de usabilidad
Revisar y autorizar los prototipos de mejor rendimiento para pasar a desarrollo
Este mismo proceso se puede aplicar a otro tipo de proyectos, como la construcción de una casa. En este caso, las tareas se pueden subdividir de la siguiente manera:
Pedir los materiales
Enviar una factura parcial
Instalar el suelo
Pintar las paredes
Facturar las horas trabajadas
Haz una lista de todas las tareas interdependientes
A menudo, tienes que terminar una tarea para poder iniciar la siguiente en la lista. Comparémoslo con una cena entre amigos: primero, tienes que cocinar la cena (Tarea A) y, después, puedes servirles la comida a tus invitados (Tarea B). Hay otras tareas que se pueden realizar al mismo tiempo. Puedes cortar las verduras (Tarea A) sin tener que esperar a que se acaben de cocer las patatas (Tarea B). Planifica cómo se relacionan las distintas tareas en tu proyecto.
Gantt chart: projectsCrea una línea temporal del proyecto
¿Cuántos días o, incluso, cuántas horas necesita este proyecto? Ten en cuenta que todos los proyectos suelen sufrir retrasos: echa un vistazo a los registros históricos de anteriores proyectos y haz un seguimiento del tiempo de manera consistente para hacerte una idea sobre lo flexible que tendrás que ser a la hora de crear tu línea temporal.
Asigna tareas a los miembros del equipo
En este caso, también será de gran utilidad contar con los registros históricos de los resultados individuales. Por ejemplo, si tus datos te muestran que un miembro en particular suele entregar las tareas tarde, podrás evitar asignarle las tareas de mayor prioridad o prestarle más atención para que las entregue a tiempo.
También tendrás que tener en cuenta:
En qué otros proyectos están trabajando tus compañeros simultáneamente
Los descansos programados o vacaciones de los miembros del equipo
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